La signature électronique apporte aux entreprises : conformité et productivité
Depuis le 1er juillet 2016, date de la mise en application de la réglementation eIDAS* dans tous les états membres de l’UE, il n’est plus indispensable de recourir au papier pour recueillir la signature et les documents justificatifs des clients.
L’année 2020 a été celle d’un décollage sans précédent de l’usage des outils de confiance, dont la signature électronique ou e-signature.
En simplifiant et en fiabilisant les expériences de signature de documents à distance, la signature électronique apporte gain de temps et de productivité à l’entreprise moderne. Elle garantit la conformité, et la sécurité des documents en accord avec la réglementation.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
Elle permet de signer des documents rapidement et sans contact physique.
C’est une action qui permet de garantir l’intégrité d’un document électronique, d’en authentifier l’auteur et d’obtenir la preuve du consentement.
Quels documents sont concernés ?
Il peut s’agir de toutes sortes de documents nécessitant une signature : contrats de travail, bons de commande, devis, mandats SEPA, Bons de livraison, documents comptables et RH etc.
Pourquoi passer à la signature électronique ?
Voici quelques avantages :
- Sécurité et authenticité : Compte tenu de la quantité de documents dits sensibles pouvant transiter au cœur d’une organisation, la sécurité et la valeur légale se placent au 1er rang des avantages quant à l’utilisation de la e-signature.
- Efficacité et productivité : En limitant les déplacements physiques pour signer un document, vous gagnerez du temps, de l’argent et donc en productivité. De plus, les activités commerciales se verront accélérer puisque l’attente de la signature d’une personne serait largement réduite.
- Economie de papier : Il ne vous sera plus nécessaire d’imprimer les documents, vous économiserez donc le papier, les enveloppes, les timbres etc. Ainsi, vous contribuerez à la diminution des arbres abattus.
- Expérience utilisateur : C’est la perception qu’au un client suite à son interaction avec votre entreprise. La signature électronique lui offrira un avantage pratique. De plus, adopter la signature électronique vous permet de donner une image moderne à votre entreprise.
- Praticité : si l’on tient compte des avantages précédemment cités, en résumé, la signature électronique vous permet d’automatiser des tâches, certains processus deviennent donc plus pratiques.
Il existe 3 types de signature :
3 types de signature électronique existent, plus ou moins complexes et sécurisés. Le choix dépend de l’usage que l’on souhaite en faire, du niveau de sécurité attendu et de l’enjeu du document à signer.
- La signature simple : la signature simple correspond au premier niveau de sécurité, elle est recommandée pour les documents ne présentant pas de risque légal. En d’autres termes, la signature simple concerne les documents dits « courants » avec des risques juridiques et financiers peu élevés.
- La signature avancée : la signature avancée correspond au deuxième niveau de sécurité défini dans le règlement eIDAS. Elle est recommandée pour les documents dits « sensibles » avec des critères de vérification plus stricts.
- La signature qualifiée : la signature qualifiée représente le niveau le plus poussé en termes de sécurité. Son emploi est beaucoup plus complexe mais elle n’est utilisée que dans certains cas précis. On recommande l’usage de l’a signature électronique qualifiée dans des cas bien spécifiques où elle est obligatoire selon la loi (actes authentiques par exemple).
Sur ce sujet, la législation est prête depuis quelques années, et cette technologie est désormais mature. Elle apporte efficacité, sécurité et agilité aux entreprises de toute taille et administrations, de par le gain d’organisation qu’elle apporte. Source de souplesse et de flexibilité, garantissez la sécurité de vos échanges avec la signature électronique.
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