La dématérialisation est un processus inhérent à la digitalisation, inéluctable. Des secteurs commerciaux entiers ont été dématérialisés, avec tous les avantages qui y sont liés. Plus personne n’écoute de la musique sur un CD par exemple, ces supports physiques ont été remplacés par des fichiers MP3. Les paiements dématérialisés aussi font, depuis des années, partie du paysage, apportant plus de fluidité et de simplicité aux commerçants. La dématérialisation touche également l’édition, avec des revues et des livres numériques. Elle est un processus continu et ses avantages sont nombreux et manifestes, aussi bien pour l’entreprise, ses collaborateurs et partenaires, que pour l’environnement.

On pense d’abord à la réduction de l’usage du papier et à l’effet en cascade qu’elle provoque : économies d’énergies fossiles pour fabriquer le papier, suppression des envois postaux et de l’archivage physique… D’autre part, l’optimisation des processus ainsi que la qualité de l’information inhérente à la dématérialisation permettent aux entreprises d’améliorer leurs processus comptables et de réduire les erreurs de traitement. Enfin, au regard des obligations réglementaires, la facture électronique réduit considérable les coûts de gestion administrative des déclarations. En effet, la facture est un document particulier, porteur d’informations et de référence relatives au droit commercial et fiscal. À ce titre, sa dématérialisation automatise le traitement de ces informations, en minimisant le temps passé en déclarations légales.